Datenschutzerklärung:

Das Hinweisgebersystem der Reich GmbH

1 Einleitung

Mit diesen Hinweisen zur Datenverarbeitung möchten wir Sie als "betroffene Person" darüber informieren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und welche Rechte Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehen. Damit kommen wir unseren Informationspflichten aus Art. 12 und Art. 13 der Datenschutzgrundverordnung (nachfolgend „DSGVO“ genannt) nach.

2 Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Für die Datenverarbeitung verantwortlich ist die
Reich GmbH
Ahornweg 37
35713 Eschenburg
Telefon: +49(0)2774-9305-0
Telefax: +49(0)2774-9305-90
Vertreten durch den Geschäftsführer: Steffen Bender

Für Fragen zu unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten stehen wir Ihnen jederzeit gerne per E-Mail an datenschutz@reich-web.com zur Verfügung.

3 Datenschutzbeauftragter

Gerne können Sie sich mit Ihren Fragen auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:
Bechtle GmbH
Walter-Bruch-Straße 8
44263 Dortmund
E-Mail: datenschutz@reich-web.com

4 Datenverarbeitung im Rahmen des Hinweisgeberschutzsystems

4.1 Zwecke der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Art und Umfang der Datenverarbeitung

Im Folgenden möchten wir Sie, über die während der Nutzung unseres Hinweisgeberschutzsystems erhobene personenbezogene Daten informieren.
Wir verwenden die von Ihnen im Rahmen des Hinweisgebersystems angegebenen Informationen unter anderem zum Zweck der Überprüfung und Dokumentation der Meldungen, für weitere Ermittlungen (einschließlich der Weitergabe an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger sowie an betroffene Konzerngesellschaften) und ggf. zur Weitergabe an staatliche Stellen (wie Strafverfolgungsbehörden, Staatsanwaltschaft oder Gerichte).

Sie haben die Möglichkeit Ihre Meldung anonym aufzugeben. Sie müssen also keine Angaben zu Ihrer Identität, wie beispielsweise Ihren Namen, im Zuge der Meldung preisgeben. Die weitere
Kommunikation zur Aufklärung des Vorfalls findet dann ebenfalls anonym statt. Wir verarbeiten dann nur die von Ihnen innerhalb der Meldung und der weiteren Kommunikation angegebenen Daten.

Dabei erhobene Daten umfassen:

• Ihren Namen (soweit Sie Ihre Identität bekanntgeben)
• Ihre Kontaktdaten (soweit Sie diese bereitstellen)
• Der Zeitpunkt Ihrer Meldung
• Namen oder andere personenbezogene Daten von Personen, die Sie in der Meldung angeben
• Sonstige personenbezogene Daten, die Sie ggf. in Freitextfeldern des Meldeformulars angeben

Allen Hinweisgebenden sichern wir eine vertrauliche Bearbeitung zu. Ihr Anliegen wie auch Ihre Identität, sollten Sie diese preisgegeben haben, wird von uns vertraulich behandelt, und wir schützen Sie als meldende Person!

Die von Ihnen abgegebene Meldung kann personenbezogene Daten Dritter enthalten. Davon betroffene Personen wird die Möglichkeit eingeräumt zur Meldung Stellung zu beziehen. In diesem Zuge informieren wir die betroffene Person über diese Meldung. Dabei wird Ihre Identität weiterhin geschützt. Soweit rechtlich möglich werden keine Angaben zu Ihrer Identität gemacht, sodass Ihre Anonymität gewahrt bleibt.

4.2 Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Reich GmbH unterliegt nach §12 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) der gesetzlichen Verpflichtung ein Hinweisgebermeldestelle einzurichten und zu betreiben. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Erfüllung rechtlicher Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 10 S. 1 HinSchG sowie gem. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 10 S. 2 HinSchG.

Sollte eine Weitergabe von Informationen bzgl. Ihrer Identität oder solcher Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen, zur Ergreifung von Folgemaßnahmen erforderlich sein, dürfen diese lediglich an zuständige Stellen gemäß § 9 Abs. 2 HinSchG, wie Strafverfolgungsbehörden oder Gerichte, oder aufgrund Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß § 9 Abs. 3 HinSchG weitergegeben werden. In allen Fällen werden Sie über eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten vorab informiert.
Haben Sie vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen zu Verstößen gemeldet, ist Ihre Identität nach § 9 Abs. 1 HinSchG nicht geschützt. Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Meldung erfolgt dann auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in diesem Falle darin, über unser Hinweisgebersystem eingehende Meldungen zu bearbeiten und in dieser Meldung genannten Personen eine Stellungnahme zu dieser Falschaussage zu ermöglichen und sie über die Datenverarbeitung zu informieren.

4.3 Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden vertraulich behandelt und dürfen nur weitergegeben werden, sofern dies erforderlich und rechtlich zulässig ist. Da Ihre personenbezogenen Daten zur Überprüfung und Dokumentation der Meldungen sowie der internen Ermittlungen verarbeitet werden, geben wir Ihre personenbezogenen Daten an die dabei involvierten Personen weiter. Dies kann unter anderem eine Weitergabe an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger sowie betroffene Konzerngesellschaften umfassen.
Sollte darüber hinaus eine Weitergabe von Informationen zu Ihrer Identität oder solcher Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen, für die Ergreifung von Folgemaßnahmen erforderlich sein, passiert dies nur in Übereinstimmung mit § 9 HinSchG. Demnach ist eine Weitergabe nur zulässig, wenn diese an staatliche Stellen, wie Strafverfolgungsbehörden, Staatsanwaltschaft oder Gerichte, gerichtet ist oder auf ausdrückliche Einwilligung ihrerseits erfolgt.

Über eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten werden Sie vorab informiert, soweit dies nach § 9 HinSchG Abs. 2 zulässig ist und die Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren nicht gefährdet.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Im Rahmen des Betriebs unseres Hinweisgebersystems werden Daten an Dienstleister übermittelt, die im Rahmen einer Auftragsverarbeitung zur Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet sind.

4.4 Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur so lange verarbeitet, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist. Sind die Daten nicht mehr erforderlich, werden diese gelöscht. Nach § 11 Abs. 5 HinSchG löschen wir die Dokumentation Ihrer Meldung spätestens drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens, solange eine längere Aufbewahrung zur Erfüllung von Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften nicht erforderlich ist.

4.5 Datenübermittlung in Drittländer oder an internationale Organisationen

Beim Betrieb unseres Hinweisgebersystem findet eine Übermittlung von Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union, sog. Drittstaaten, grundsätzlich nicht statt. Ist eine Übermittlung im Einzelfall dennoch erforderlich, erfolgt sie nur aufgrund einer Rechtsgrundlage und geeigneter Garantien wie einem Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

5 Datenbereitstellungspflicht

Eine Datenbereitstellungspflicht besteht nicht. Die Angabe von Hinweisen über unser Hinweisgebersystem ist freiwillig. Dabei werden alle Daten erhoben, die Sie über das Online-Meldeformular angeben.

6 Automatisierte Entscheidungsfindung

Beim Betrieb des Hinweisgebersystems findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO statt. Sollten Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung in Einzelfällen zum Einsatz kommen, werden Sie durch uns gesondert informiert, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

7 Betroffenenrechte

Sie haben ein Recht auf Auskunft (gem. Art. 15 DSGVO) seitens des Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung (gem. Art. 16 DSGVO), Löschung (gem. Art. 17 DSGVO), und auf Einschränkung der Verarbeitung (gem. Art. 18 Abs. 1 DSGVO). Des Weiteren haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (gem. Art. 21 DSGVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (gem. Art. 20 DSGVO).

Hierfür wenden sie sich bitte an den o.g. Verantwortlichen oder Datenschutzbeauftragten per E-Mail datenschutz@reich-web.com.
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.
Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht dem Betroffenen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.
Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist bspw. 

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Webseite: https://www.bfdi.bund.de/DE/Home/home_node.html